從"事後罰款"到"事前預防"-採購管理的進階思維

最近工地的工程師在未經採購部門同意狀況下，擅自將原定由A廠商供應的物料轉單給B廠商供應。事後遭到稽核時發現，其解釋理由是「A廠商交期配合度差，經常延誤影響生產進度」。表面看來合情合理，但深入追問後卻發現諸多未盡之處，顯然另有隱情。

我隨即提出關鍵質問：現場何時向A廠商下單？合約交期具體約定多少天？實際延誤天數為何？是否曾發送書面催告？有無派員實地跟催？面對這些具體問題，現場人員竟支吾其詞，僅反覆強調「廠商未按需求時間交貨，就是配合度差」，完全無法提供客觀佐證，甚至對於自己何時催貨、用哪種方式催貨，都無法說明，就一昧地把責任往廠商身上推。

這讓我想起初入職場時，如當頭棒喝的一次經歷：

當時我是工地的承辦工程師，有日工地主管隨口詢問：「OO材料預定週五到貨，有沒有問題？」

我說：「今天才週三，等週五沒交貨再依約處理即可。」

主任馬上厲聲訓斥：「為什麼不主動電話確認？若廠商有延誤風險，我們現在就該啟動備案！等到週五料沒到，工地停擺才反應，損失誰來承擔？管理重在事前預防，不是事後究責！」

這次經驗讓我深刻體悟：供應商的問題，其實就是管理者的責任，沒有即時的追蹤與管理承包商，事後管理者也難辭其咎。

自此我徹底改變對於供應商的管理模式：

主動追蹤，提前確認生產進度、庫存及人力配置

溝通協調，電話、通訊軟體聯繫外以書面備忘錄存證

針對進度、品質有高風險的工項預擬替代方案，確保供應鏈韌性

養成上述習慣，廠商之間的溝通會較為順暢，如遇到困難廠商也願意提前告知，共同商議替代方案。或許有人認為：「合約既已明定責任，供應商就該自行承擔。」此言雖不差，卻忽略採購工作的核心價值。試想：

每次延誤就以廠商罰款了事，長期將導致合作關係惡化

放任小問題累積，最終可能面臨無廠商願意配合

事前掌握異常才能啟動備料，這遠比事後索賠更有實質效益

處罰廠商之罰金，遠小於業主延遲交付的違約金額

真正的專業採購，必須將「確保供料如期如質到位及執行」視為己任。從預判風險、動態跟催到危機處理，每一個環節都需主動出擊，這正是優秀採購與一般採購差異的關鍵之處。