採購詢比議價之後，就是要將結果向上提報，讓各級主管進行核決，這是一般的採購SOP。但是許多採購在提呈時，往往不知道該如何在比價表上下筆，無法把為何選定這間供應商的理由說明清楚，甚至有時詞不達意，讓長官看得一頭霧水。這時候的只會有兩個狀況，一是退回承辦重新寫過，二是把承辦叫到長官旁邊一一說明清楚，讓長官頭上的疑雲消失後，才能轉往更高層簽核。
第一線的採購人員，往往是最了解自己經手的採購案的人，向哪幾家廠商詢價、每家廠商報價狀況如何、有甚麼特殊條件、需要甲方如何配合等等，都已了然於胸。一切都是這麼的理所當然好理解，所以就按照自己的說明方式，把採購結果呈現在比議價表、簽呈之中。這時的呈核資料，容易忽略掉許多背景資訊以及關鍵訊息，造成資訊產生嚴重的落差，整個說明到頭來只有承辦自己看得懂。
一位主管甚至老闆，除了要管理公司/部門的營運，還要帶領下屬工作，這樣每日焦頭爛額、勞心勞力的事情這麼多，對於很多工作上的細節，是無法掌握的。所以千萬不要對你的長官感到厭煩，無法理解他為何事事狀況外，呈核資料的內容都搞不清楚，一直要下屬一直說明，甚至今天講過三天後又要再問一次的狀況。(那種真的什麼都不管的狀況外主管，不在這次的討論範圍)
每次遇到下屬/學員不知道如何呈報時，我會提供他們一個小訣竅，就是寫簽呈時要用「把你的主管當成笨蛋」的思維來進行說明，說明清楚前因後果，讓長官能一步步進入狀況，了解內容。實際操作要先把自己放空，設想如果自己不是承辦，什麼都不知道的狀況下，我需要知道那些訊息，才能夠進入狀況，才能夠核決這份簽呈？一步一步寫下來，然後用精簡的詞句說明清楚。(如何精簡，會在下篇文章與大家分享)提呈前再看看詞句順不順暢、邏輯有沒有問題，這樣反覆練習其實就會逐步掌握主管的需求，提呈也會更加順利。
免責聲明：
把主管當笨蛋是個呈報的思維，但千萬不要認為他真的是笨蛋…