採購的「價值」工程

最近同事在進行一個專案採購，初步的詢價及比價後，發現整個材料總價超出預算，來詢問我該怎麼辦？遇到這樣的狀況，我都習慣不給答案，希望下屬們能夠自己思考一下，激發他們的創意。於是我先反問他：你打算怎麼辦？有沒有辦法解決這個困難？

他稍微思考了一下說：跟成控要預算？請業主追加預算？

我說：這只是跟別人要錢，採購不能一缺錢就去伸手要，萬一人家不給怎麼辦？

他又說：那把一些不一定用得到的品項刪除，降低總價。

我說：那只是把現在的問題延長到以後再說，未來遇到了還是要辦追加，預算一樣不足，還有別的方法嗎？

他略顯苦惱的又想了一下，說：那就更改規格，讓現場用量減少，我們就可以減少採購量了！

我說：規格在圖面上是明訂的，這是不能輕易更動的，還有其他辦法嗎？

看他想不到答案，苦惱到頭皮都快被抓破的狀況下，我就想說這次暫且放過他，給了他一些提示：如果在品質相同的條件下，如果更改用OO施工方法，能不能省下一些費用呢？或是把材料拆分出來，分開跟不同的供應商採購，能不能降低一些成本呢？

於是我接著跟他聊起了我的想法：採購工作要專注的是，當外部條件無法變更的狀況下，要如何利用現有的資訊與資源，發揮創意及整合各種條件，來幫公司節省支出增加效益，這也就是所謂的「價值工程」。很多傳統觀念認為採購是個花錢的單位，就是因為許多採購遇到預算不足時，就先回頭跟公司要錢，讓老闆有「採購就只會跟我要錢」的想法，那老闆怎麼會對採購部門有好臉色呢？要扭轉這種既定觀念，就得要培養採購能夠解決問題的能力，而不是把問題丟出去，給老闆或其他部門去煩惱。

看著同仁似懂非懂的神情，我就打蛇隨棍上，接著再問他一個老闆的必考題：如果材料分開來買，可以省下多少錢？這樣操作能夠進得了預算嗎？會不會有其他衍生成本呢？於是，他又被我推入了下一個難解的問題之中……

有價值工程的思維，採購工作才能彰顯其「價值」。